Nous verrons ici comment :

📌 1. créer et ajouter des cotraitants au projet

📌 2. répartir les honoraires du projet entre cotraitants

📌 3. gérer les annexes de facturation avec cotraitance

📌 4. notifier les cotraitants

📌 5. suivre la facturation cotraitants

📌 1. CRÉER ET AJOUTER DES COTRAITANTS AU PROJET 📌

  • Vous pouvez créer vos cotraitants depuis la rubrique équipe > externe

Allez dans équipe > externe puis cliquez sur entreprise externe

Puis remplissez le formulaire

L'adresse mail vous permet d'envoyer des demandes de factures depuis OOTI

C'est fait ! 🎉

Vous avez créé un cotraitant

  • ou vous pouvez créer vos cotraitants directement depuis le projet

Allez dans l'onglet honoraires puis ajoutez les phases et les honoraires globaux du projet, du marché.

Voir l'article sur la création d'un projet pour en savoir plus.

Puis, cliquez sur méthode de calcul des honoraires > activez le module cotraitants

Allez ensuite dans l'onglet cotraitants > ajouter co-traitant ou gérer les co-traitants

Puis, sélectionnez votre/vos cotraitant(s) en cliquant sur le menu déroulant ou créez le cotraitant en cliquant sur le bouton +

Une fois le(s) cotraitant(s) ajoutés, voici comment se présente le formulaire.

Cliquez sur fermer

C'est fait ! 🎉

Votre/vos cotraitant(s) est/sont dans le projet

📌 2. RÉPARTIR LES HONORAIRES DU PROJET ENTRE COTRAITANTS📌

Ventilez les honoraires du projet avec les cotraitants afin d'en dégager les honoraires de votre agence.

Vous pouvez faire un répartition d'honoraires :

- au global sur toutes les phases, par cotraitant

- par phase, en montant ou en % d'honoraires

Dans le tableau des honoraires, voici le détail avec :

- les honoraires du marché

- les honoraires de votre agence

- les honoraires des cotraitants

C'est fait ! 🎉

Vous avez réparti les honoraires du projet avec vos cotraitants

Allez dans honoraires > résumé pour consulter le tableau de répartition.

📌 3. GÉRER LES ANNEXES DE FACTURATION AVEC COTRAITANCE 📌

Lorsque vous créez une facture (voir l'article détaillé à ce sujet), les éléments facturés seront les honoraires de l'agence.

Activez tout d'abord le module facturation d'entreprises externe qui se situe dans le projet, puis onglet paramètres > honoraires > cocher le module.

Puis, lorsque vous créez une facture, les honoraires des phases dans l'onglet éléments seront donc que la part de l'agence.

Pour la facturation cotraitants, allez dans l'onglet externe toujours dans la facture.

Vous verrez le résumé des cotraitants avec le sous-total.

Cliquez sur 1 des cotraitants dans la liste à gauche pour voir le détail de sa facture et vérifier les éléments.

Ici, nous avons cliqué dans le détail de la facture pour le cotraitant AACC.

On retrouve toutes les phases avec les honoraires alloués ainsi que l'avancement facturé. L'avancement facturé des cotraitants reprend :

- par défaut, l'avancement mis dans le projet, onglet avancement > avancement

- sinon l'avancement facturé mis dans la facture de l'agence. Cliquez sur synchroniser l'avancement pour actualiser l'avancement si besoin.

Après avoir vérifié les factures, allez dans l'onglet pdf.

Vous trouverez plusieurs pdfs à disposition que vous pouvez télécharger et transmettre à vos cotraitants.

  • Cliquez sur honoraires globaux pour télécharger un rapport avec le tableau de répartition complet avec cotraitants.

Voici le pdf :

  • Cliquez sur répartition des paiements pour télécharger un rapport avec les montants totaux par cotraitant

  • Cliquez sur détail des cotraitants pour télécharger un rapport décomposé par cotraitant

C'est fait !🎉

Vous savez gérer les annexes de facturation avec cotraitance.

📌 4. NOTIFIER LES COTRAITANTS📌

Assurez-vous d'avoir :

  • accès à la fonctionnalité d'envoi de mails. Voir l'article à ce sujet
  • indiqué l'adresse mail de vos cotraitants. Voir Point 1 dans cet article.

Dans la facture, allez dans l'onglet externe puis cliquez sur le bouton préparer un email aux cotraitants sur l'état de facturation.

Dans le formulaire, sélectionnez le(s) cotraitant(s) à qui vous souhaitez envoyer un notification.

Remplissez les champs : objet de mail, texte etc etc

Puis, cliquez sur envoyer une notification.

C'est fait ! 🎉

Une demande de facture a été envoyée aux cotraitants

📌 5. SUIVRE LA FACTURATION COTRAITANTS 📌

Pour garder une visibilité optimale sur la facturation du projet, allez dans l'onglet facturation > résumé du projet.

Puis, utilisez le filtre pour afficher la partie honoraires de votre cotraitant.

Cliquez sur les flèches pour synchroniser l'avancement au % facturé, phase par phase.

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