🔓 Permissions requises :
Équipe : Super admin
Projet : Aucune
Temps de lecture | 5 min |
Temps de mise en place | 10 min |
Nombre d'étapes | 7 |
I/ Les frais généraux, qu'est-ce que c'est ?
Sont qualifiés de frais généraux sur la plateforme toutes les charges fixes de votre agence. Vous pouvez renseigner et retrouver ces charges dans l'onglet coûts, puis frais généraux.
Dans ceux-ci, s'imputent également toutes les dépenses hors projets à savoir les heures non saisies, les heures saisies hors projets, les notes de frais hors projets et les factures de coûts hors projets.
💡À retenir : une dépense qui concerne un seul projet (facture d'un prestataire, note de frais) doit être associée à ce projet. Elle compte alors comme un coût direct du projet. Si elle n'est associée à aucun projet, elle part dans les frais généraux et se répartit sur l'ensemble de vos projets.
II/ Les éléments à renseigner
Au réel, pour que la répartition de vos frais généraux se fasse sur vos projets, il faut :
avoir renseigné des frais généraux (onglet réalisé),
des heures saisies par les collaborateurs sur les projets,
avoir renseigné des salaires.
Vous pourrez retrouver la donnée dans l'onglet finances > marge > réalisé.
Comment sont saisis les montants mois par mois ?
Dans Coûts > Frais généraux, l'onglet Budgété sert à votre prévisionnel. Vous saisissez un montant annuel par catégorie, et la plateforme le répartit sur les 12 mois.
Chaque mois écoulé, ce montant est reporté automatiquement dans l'onglet Réalisé. Si la dépense réelle est différente, corrigez le mois concerné dans Réalisé.
Exemple : votre assurance annuelle est payée en une seule fois en janvier. Pour refléter la réalité, saisissez le montant total en janvier dans Réalisé, et mettez à jour les autres mois.
Astuce : pour préparer l'année suivante, allez dans Budgété > Actions > Copier l'année précédente. Le réalisé de l'année en cours devient le budget de l'année suivante, que vous pouvez ensuite ajuster.
Pour que la part de vos frais généraux soit budgetée sur vos projets, il faut :
avoir renseigné des frais généraux (onglet projeté),
avoir renseigné un budget ou un planning de ressources sur le projet
(définir si vous souhaitez vous basé sur l'un ou sur l'autres dans paramètres > modules > coûts),avoir renseigné des salaires.
Vous pourrez retrouver la donnée dans l'onglet finances > marge > projeté.
III/ La répartition des frais généraux
Sur chaque projet, vos frais généraux peuvent se répartir de deux façons :
- Soit au coût chargé :
Plus le salaire horaire chargé du collaborateur est élevé, plus sa part de saisie de temps sera importante sur le projet, et donc, la part des frais généraux sur le projet.
- Soit au temps passé :
Plus il y a d’heures saisies sur le projet, plus la part des frais généraux sur le projet est importante.
Pour choisir la méthode, allez dans Paramètres > Modules > Coût, rubrique Méthode de calcul des frais généraux, puis sélectionnez Au coût payé (coût chargé) ou Au temps passé.
Exemple : deux projets reçoivent chacun 10 heures, l'un d'un stagiaire, l'autre d'un associé.
Au temps passé, les deux projets reçoivent la même part de frais généraux.
Au coût chargé, le projet de l'associé en reçoit davantage, car son salaire horaire chargé est plus élevé.
Comment choisir ?
Au temps passé : simple à expliquer à vos équipes. Adapté si les salaires de votre agence sont proches.
Au coût chargé : plus proche du coût réel de chaque projet. Adapté si les écarts de salaires sont importants (associés, salariés, stagiaires).
Pour en savoir plus sur la répartition des frais généraux sur vos projets en fonction des deux méthodes, cliquez ici.
Questions fréquentes
Comment voir la marge de mon projet avec ou sans les frais généraux ?
Ouvrez le projet, puis l'onglet Finances. Cochez les frais généraux pour voir la marge nette du projet, ou décochez-les pour voir sa marge brute.
Le montant de frais généraux de mon projet me semble anormal.
Que vérifier ?
Vérifiez que les heures de vos collaborateurs sont bien saisies sur le projet. Les heures saisies hors projet partent dans les frais généraux.
Vérifiez que les factures et notes de frais du projet lui sont bien associées.
Vérifiez que les salaires de vos collaborateurs sont renseignés.
Vérifiez les montants du mois concerné dans Coûts > Frais généraux, onglet Réalisé.
Vérifiez la méthode choisie dans Paramètres > Modules > Coût.
Si l'écart persiste, contactez-nous via la bulle de chat.
Comment saisir un remboursement ou un ajustement ?
Ajoutez une ligne dans vos frais généraux avec un montant négatif. Par exemple : les indemnités versées par la Sécurité sociale pendant un mi-temps thérapeutique, ou un ajustement de salaires en fin d'année.