Temps de lecture | 5 min |
Temps de mise en place | 5 min |
Nombre d'étapes | 3 |
I/ Pourquoi piloter votre pipeline d'opportunités ?
Votre pipeline commercial est le moteur de votre activité : il représente l'ensemble des opportunités en cours, depuis la prospection jusqu'à la signature. Un pilotage rigoureux vous permet de :
Anticiper vos revenus futurs grâce à des indicateurs financiers précis ;
Prioriser les opportunités les plus prometteuses et allouer vos ressources efficacement ;
Identifier les blocages ou les opportunités à risque pour agir rapidement ;
Aligner vos actions commerciales avec vos objectifs de chiffre d'affaires annuels ou trimestriels.
Avec OOTI, cette gestion devient intuitive et collaborative, grâce à des fonctionnalités conçues pour simplifier votre quotidien.
II/ Créer une opportunité
Allez dans le menu Opportunités à gauche > onglet Résumé puis cliquez sur le bouton + Créer une opportunité.
Remplissez le formulaire avec toutes les informations à disposition : plus il y a d'informations, mieux c'est.
💡 Toutes les informations remplies ne sont pas définitives, vous pourrez toujours les modifier ou les compléter.
Vous ne connaissez pas encore le client final ? Sélectionnez un client existant, créez-en un nouveau, ou utilisez un client générique (par exemple « Prospect - Secteur public »). Vous le remplacerez par le vrai client dès qu'il sera connu.
Vous pouvez saisir un Titre, sélectionner l'Equipe (l'entité), l'Etape, le Client, la Langue, le Taux de TVA et la Devise du projet. Cliquez sur Sauvegarder.
💡Cliquez ici pour lire l'article sur les étapes des opportunités.
Vous avez créé votre opportunité ! 🎉
III/ Compléter l'opportunité
Cliquez sur votre opportunité depuis le menu Opportunités à gauche > onglet Opportunités > onglet Tableau ou Étapes pour accéder à plus de détails.
Vous trouverez plusieurs onglets, à compléter si besoin pour faire vivre votre opportunité comme des Informations, des Notes, des Tâches...
1) Onglet informations
Plus il y a d'informations, mieux c'est ! Saisissez l'ID projet, la Ville, sélectionnez le Pays, les Membres de l'opportunité et les Etiquettes. Cliquez sur Sauvegarder.
💡 L'ID projet est un code unique qui identifie l'opportunité (par exemple OPP-2026-001). Il est conservé lorsque l'opportunité devient un projet signé, et vous pouvez le modifier à tout moment.
Les étiquettes servent à classer vos opportunités, par exemple « Concours », « Étude de faisabilité » ou « Client historique ». Créez celles qui correspondent à votre façon de travailler.
💡 Ajoutez les membres dans votre opportunité pour qu'ils aient accès à l'affaire et qu'ils saisissent du temps dessus.
2) Onglet contacts
Ajoutez tous les contacts de l'opportunité pour vous permettre d'arriver en un coup de fil, mail, déjeuner... d'accroitre vos probabilités de signatures. Cela alimentera également votre CRM.
Cliquez sur le bouton + Ajouter un contact pour alimenter votre base de contacts.
Vous pouvez ajouter autant de contacts que vous le souhaitez. Pour les modifier, cliquez sur les options "..." > Editer. Pour les supprimer, cliquez sur les options "..." > Retirer de la liste.
💡Pour vous y retrouver, rangez vos contacts dans des groupes, par exemple « Clients », « Prospects » ou « Partenaires » (bureaux d'études, économistes…). Vous retrouvez ensuite tous vos contacts dans le menu Contacts.
3) Onglet notes
Ajoutez des notes sur l'opportunité ou des détails à partager.
Cliquez sur le bouton + Nouvelle note pour en ajouter une. Sélectionnez si cette note doit être visible par tous, la garder en privé... Cliquez sur Sauvegarder.
Pour la modifier, cliquez sur les options "..." > Editer. Pour la supprimer, cliquez sur les options "..." > Supprimer.
4) Onglet tâches
Ajoutez des to-do list.
Cliquez sur le bouton + Tâche.
Pour la modifier, cliquez sur les options "..." > Editer. Pour la supprimer, cliquez sur les options "..." > Supprimer.
💡 Pour chaque tâche, désignez le collaborateur responsable et fixez une date limite. Par exemple : « Relancer le maître d'ouvrage avant le 15/03 » ou « Déposer le dossier de concours le 30/04 ».
5) Onglet honoraires
Cliquez sur le bouton Ajouter honoraires pour mettre des honoraires et des phases dans votre opportunité.
💡 Cliquez ici pour lire l'article sur l'ajout des honoraires et des phases dans vos affaires.
Ajoutez des honoraires et des phases en amont qui pourront être utilisées dans vos propositions d'honoraires.
Nous vous invitons à créer une phase fictive par exemple "concours" ou "faisabilité" sur laquelle les collaborateurs pourront imputer des heures.
Si votre opportunité est perdue, vous pourrez mettre un montant sur cette phase qui représentera les indemnités de concours que vous pourrez alors facturer.
💡 Cliquez ici pour lire l'article sur les actions à faire si une opportunité est gagnée ou perdue.
6) Onglet temps
Suivez les temps passés sur cette opportunité.
Les membres de l'opportunité peuvent déjà imputer du temps dessus.
💡 Nous recommandons de systématiquement saisir le temps passé sur une opportunité, car cela permet de calculer sa rentabilité dès la phase de concours. Même une fois l'opportunité gagnée et transformée en projet, les heures saisies pendant la phase "opportunité" restent incluses dans le coût global de l'affaire. Vous pouvez ainsi évaluer si le montant des honoraires négociés est suffisant pour couvrir toute la période de concours et de qualification, en plus du travail de production à venir.
IV/ Suivre et analyser vos opportunités
1) Honoraires totaux et honoraires pondérés
Dans le menu Opportunités > Opportunités, la vue Tableau affiche pour chaque opportunité :
les honoraires totaux : le montant des honoraires saisis sur l'opportunité ;
les honoraires pondérés : ce même montant, multiplié par le taux de probabilité de remporter l'opportunité.
Cet indicateur vous donne une vision réaliste de votre pipeline, en pondérant chaque affaire par sa probabilité réelle de signature plutôt qu'en additionnant tous les montants au même niveau de certitude.
Exemple concret : pour une opportunité avec 10 000 € d'honoraires et une probabilité de signature de 50 %, les honoraires pondérés sont de :
10 000 € x 50 % = 5 000 €
Chaque étape de votre pipeline a son propre pourcentage de probabilité de signature. Vous le définissez dans Opportunités > Opportunités, en cliquant sur Gérer les étapes. Pour faire avancer une opportunité, faites-la glisser d'une étape à l'autre dans la vue Tableau.
Un montant élevé n'est pas toujours prioritaire. Une opportunité de 150 000 € à 70 % (105 000 € pondérés) pèse plus qu'une opportunité de 200 000 € à 50 % (100 000 € pondérés).
💡 Pensez à mettre à jour régulièrement le taux de probabilité de vos opportunités : plus il est fiable, plus vos honoraires pondérés reflètent la réalité de votre activité commerciale.
2) Le taux de conversion depuis l'onglet Résumé
Rendez-vous dans Opportunités > Résumé pour visualiser en un coup d'œil :
le nombre d'opportunités gagnées ;
le nombre d'opportunités perdues ;
le nombre d'opportunités actives.
Cette vue vous permet de déduire votre taux de conversion dans le temps et d'identifier rapidement si votre pipeline se porte bien ou nécessite des actions correctives.
V/ Anticiper votre chiffre d'affaires avec le module "Chiffre d'affaires des opportunités"
Pour aller plus loin dans le pilotage financier de votre pipeline, activez le module "Chiffre d'affaires des opportunités" depuis Paramètres > Modules > Général.
⚠️ Les fonctionnalités décrites dans cette section ne sont disponibles que si ce module est activé.
Une fois activé, ce module enrichit votre planning de facturation d'agence (menu Factures > Planning) en y ajoutant les projections de chiffre d'affaires des opportunités, en complément des projections de chiffre d'affaires des projets déjà signés. Les deux types de projection restent bien distincts l'un de l'autre.
Le module permet également, pour les opportunités et les projets, de distinguer :
le CA projeté : ce qui est prévu sur les affaires déjà signées (vos projets en cours) ;
le CA potentiel : la même logique de projection, mais élargie à tout le pipeline, y compris les affaires non encore signées ou validées (vos opportunités). Il vous donne une vision plus large de votre chiffre d'affaires théorique.
Tous les projets d'honoraires, signés et non signés (projets et opportunités confondus), sont ainsi inclus dans le calcul de votre revenu potentiel, pour une vision complète de votre activité, en cours comme en devenir.
💡Important : les honoraires saisis sur une opportunité ne comptent pas dans le chiffre d'affaires de votre agence. Seuls les projets signés y entrent. Le module « Chiffre d'affaires des opportunités » vous permet de voir ces montants à part, en CA potentiel.
VI/ Accéder à la fiche complète de l'opportunité
Accédez à la vision complète de votre opportunité. Cette fiche complète vous permet de piloter au mieux votre affaire avec tous les éléments à disposition.
Cliquez sur le bouton Aller au projet en haut à droite.
Vous voici dans la fiche complète de votre opportunité.
Naviguez à travers les onglets Honoraires, Planning, Avancement... pour faire vivre et gérer votre opportunité comme si c'était un projet signé.
VII/ Clôturer l'opportunité : gagnée ou perdue
Votre opportunité est signée ? Ouvrez-la, cliquez sur Actions puis sur Marquer comme gagnée. Elle devient un projet, avec les informations déjà saisies.
Elle n'a pas abouti ? Cliquez sur Actions puis sur Marquer comme perdue. Elle sort de votre pipeline actif.
Avant de marquer une opportunité comme gagnée, vérifiez le client, les contacts, les honoraires et le taux de TVA : ils sont repris dans le projet.
Pour aller plus loin, consultez l'article « Que faire lorsqu'une opportunité est gagnée ou perdue ? ».
Questions fréquentes
Les honoraires d'une opportunité comptent-ils dans mon chiffre d'affaires ?
Non. Seuls les projets signés entrent dans le CA de l'agence. Activez le module « Chiffre d'affaires des opportunités » pour voir votre CA potentiel.
Puis-je créer une opportunité sans connaître le client ?
Oui. Utilisez un client générique et remplacez-le dès que le client est connu.
Comment est calculé le montant pondéré ?
Honoraires totaux × probabilité de signature de l'étape. Par exemple, 10 000 € × 50 % = 5 000 €.
Comment faire passer une opportunité à l'étape suivante ?
Dans la vue Tableau, faites-la glisser vers la nouvelle étape.
Mon équipe peut-elle saisir du temps sur une opportunité ?
Oui, à condition d'être ajoutée comme membre de l'opportunité.
L'ID change-t-il quand l'opportunité est signée ?
Non. L'ID est conservé pour le projet signé, et vous pouvez le modifier si besoin.
🎉 Vous savez désormais créer, compléter et piloter vos opportunités sur OOTI, de la création jusqu'au suivi financier de votre pipeline !