Pourquoi inviter tous mes collaborateurs ?

C’est une très bonne question ! Beaucoup d’agences se le demandent, pourquoi inviter tous les collaborateurs sur OOTI ? 🤔 Pourquoi ne pas entrer moi-même les heures pour le reste de l’équipe ? Je ne peux pas partager mes identifiants ?

Sommaire

I/ Quel intérêt y a t-il à inviter tous les collaborateurs de l'agence ?

II/ Pourquoi je ne peux pas saisir les temps moi-même pour le reste de l'équipe ?

III/ Je ne peux pas partager mes identifiants ?

IV/ Les avantages à inviter mes collaborateurs 

Comme vous le savez, chaque licence est payante sur OOTI (licence = lorsque vous invitez un collaborateur à utiliser OOTI. Si vous créez juste sa fiche, ce n'est pas une licence) . Cela peut représenter pour certaines agences un coût important, il faut donc penser à optimiser ses dépenses.

OOTI est un logiciel collaboratif , il est donc justement conçu pour y mettre toute l’agence. Tout le monde n’aura pas la même utilisation ni le même montant d’informations grâce aux différentes permissions. En revanche, chaque utilisateur aura son rôle dans le bon fonctionnement de la solution 👍

Commençons par répondre à vos questions.

I/ Quel intérêt y a t-il à inviter tous les collaborateurs de l'agence ?

- Accès à la saisie des heures pour chaque collaborateur ;

- Accès aux congés et aux notes de frais re-facturables sur les projets ;

- Accès aux outils collaboratifs : tâches, notes, blog ;

- Accès aux différentes permissions pour chaque rôle de l’agence ; 

- La possibilité de déléguer certaines tâches aux chefs de projets ;

- La possibilité de gérer le planning de charge en assignant les collaborateurs à certaines phases et certains projets selon leurs disponibilités.

II/ Pourquoi ne pas entrer moi-même les heures pour le reste de l’équipe ?

Il existe un moyen d’importer manuellement des heures sur des projets via excel par un utilisateur. Cette solution permet d’avoir des heures comptées sur des projets mais ajoute une charge de travail considérable pour cette personne et ne garantie pas l'authenticité des informations. 

III/ Je ne peux pas partager mes identifiants ?

Nous vous déconseillons vivement de partager vos informations de connexion🙅‍♂️🙅‍♀️

Chaque compte est unique à chacun et chaque utilisateur peut avoir différentes permissions. Par exemple, un architecte ne verra pas la même chose sur OOTI que l’associé ou la direction administrative. Aussi, nous ne pouvons pas vous assurer du bon fonctionnement du logiciel si plusieurs personnes saisissent des informations sous le même identifiant.

IV/ Les avantages à inviter mes collaborateurs

• Une meilleure visibilité globale : chaque action des utilisateurs a une répercussion sur le chiffre d’affaires, le budget, le facturable et le prévisionnel 
• Optimisation du rôle administratif : La personne chargée d’aller récupérer les heures et les avancements afin de pouvoir facturer auprès du reste de l’équipe aura ces informations directement remontées. 
• Responsabiliser les équipes : habituer vos collaborateurs à la notion de temps vs. budgets ce qui est un bon moyen de les responsabiliser et de leur apprendre l’importance du temps passé sur chaque phase, chaque projet.
• Répondre aux appels offres : avoir des chiffres concrets pour facturer au temps passé lors d’un concours ou missions ponctuelles. Cela permet de ne pas diluer les dépenses de temps dans la marge globale et d’avoir une visibilité précise des investissements en temps sur vos opportunités et projets.