✅ Identifiez et gérer les acteurs externes d'un projet dans OOTI
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Super admin
Temps de lecture | 5 min |
Temps de mise en place | 10 min |
Nombre d'étapes | 2 |
I/ Où trouver les informations liées aux acteurs présents ?
Lorsque des entreprises externes interviennent sur vos projets, cela impacte plusieurs données dans OOTI : vos coûts, votre facturation et vos finances. Mais attention, selon qu’il s’agisse d’un co-traitant, d’un sous-traitant ou d’un sous-traitant en paiement direct, l’impact varie — et cela peut prêter à confusion.
Par exemple, les sous-traitants et les sous-traitants en paiement direct sont pris en compte dans vos coûts, mais seuls les seconds apparaissent sur vos factures de production. Quant aux co-traitants, ils sont visibles dans le PDF de la facture, mais pas directement sur la facture elle-même.
Faisons le point ! Voici où retrouver les informations liées aux co-traitants, sous-traitants, sous-traitants en paiement direct et autres prestataires dans OOTI :
| Co-traitants | Sous-traitants | Sous-traitants en paiement direct | Autres prestataires |
Coûts : Entreprise externes | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Coûts : Factures d’achat | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
Planning de coûts | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
Présents sur votre facture | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
Visibles sur votre facture | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
Visibles sur les PDF de votre facture | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
Révisions (marché public) | ✅ | ❌ | ✅ sauf si déduits | ❌ |
Finances « externes » | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
Budget « externe » | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
Chiffre d’affaires | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
II/ Quelles actions effectuer ou vérifier selon les acteurs présents ?
Au-delà de leur impact sur vos données, chaque type d’acteur externe nécessite des actions précises : renseigner certains éléments dans vos factures, modifier l’avancement ou encore ajuster l'historique de facturation. Voici ce qu’il faut contrôler et gérer en fonction de leur rôle dans le projet.
| Co-traitants | Sous-traitants | Sous-traitants en paiement direct | Autres prestataires |
Avancement des phases: à renseigner | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Facture : onglet éléments internes à contrôler | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
Facture : onglet éléments CT/ST à contrôler | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
Facture : paiement du client à renseigner | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
Historique de facturation (projet avec facturation hors OOTI) à renseigner | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
🎉 Bravo !
Vous savez désormais comment anticiper et gérer l’impact des acteurs externes sur vos projets… et sur l’organisation de votre agence !