✅ Validez la configuration de la facturation afin de pouvoir valider des factures.
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Équipe : Créer les projets, gérer les modèles de phases, voir les factures, gérer les factures, gérer les brouillons de facture
Projet : voir les honoraires, gérer les honoraires, gérer l'avancement, voir les factures, gérer les factures
Temps de lecture | 5 min |
Temps de mise en place | 5 min |
Nombre d'étapes | 3 |
I/ Les honoraires du groupement et les phases
Dans le projet, allez dans Honoraires puis dans la mission.
Ajoutez les honoraires du marché, du groupement avec tous les co-traitants dans le solveur d'honoraires "Honoraires de production de base".
Ajoutez les phases de facturation (cliquez ici pour tout savoir sur la création d'un projet).
Une fois ajoutées, activez le module de co-traitance en cliquant sur Méthode de calcul > Co-traitants.
Le module est activé. Vous verrez l'onglet Co-traitants qui apparaît en dessous, dans le tableau des phases.
II/ Ajout des co-traitants et répartition des honoraires
1) Ajout des co-traitants
Dans l'onglet co-traitants, cliquez sur Gérer les entreprises.
Cliquez sur le champs gris "Entreprise externe" pour sélectionner la ou les entreprises déjà existantes sur OOTI, ou sur + Entreprise externe pour en créer une nouvelle depuis le projet.
Faites sauvegarder.
Cliquez sur les options à droite pour supprimer le co-traitant du projet ou changez la position d'un co-traitant via les lignes vertes à gauche.
Si vous êtes mandataires sur ce projet et que vous souhaitez que la part mandataire soit distincte de votre part, activez le module "Honoraires de mandat".
Et voilà ! Vos co-traitants sont ajoutés dans la mission.
2) Répartition des honoraires
Répartissez les honoraires du marché avec les co-traitants. Pour ce faire, vous avez 3 possibilités :
Au global : Renseignez le % global de répartition par co-traitant sous le nom du co-traitant. OOTI va ventiler ce % phase par phase, que vous pourrez ajuster ensuite manuellement. Les montants se déduiront automatiquement de votre part à vous.
Au montant (recommandé) : Renseignez manuellement phase par phase la part que prend chaque co-traitant. Les montants se déduiront automatiquement de votre part à vous.
Au pourcentage : Renseignez manuellement phase par phase le % que prend chaque co-traitant. Les montants se déduiront automatiquement de votre part à vous.
La part de l'agence est le résultat de la déduction des honoraires des co-traitants.
Vous verrez en bas du tableau les honoraires de votre agence et ceux de vos co-traitants.
Passez votre mission en Validé.
3) Remplacement d'un co-traitant en cours de projet
Il arrive qu'un co-traitant en remplace un autre en cours de projet. Pour ce faire, il faut passer le projet en révision et cliquer sur gérer les entreprises, puis ajouter le nouveau co-traitant.
Ensuite, vous allez passer toutes les phases non facturées à 0 (du co-traitant initial), et répartir les honoraires de l'ancien co-traitant sur le nouveau co-traitant.
Si le co-traitant initial a partiellement facturé certaines phases, vous allez mettre à jour les honoraires de telle sorte à ce que ce qui a été facturé = les honoraires. Ici, sur les 1500€ prévus initialement sur le premier co-traitant, seuls 750€ ont été facturés donc je le mets à jour.
Sur les phases restantes, sur lesquelles le co-traitant initial n'a pas facturé, je répartis l'intégralité du montant sur le nouveau co-traitant.
Voilà, vous savez remplacer un co-traitant par un autre en cours de projet 🎉
⚠️ Si l'ajoutant d'un nouveau co-traitant ne vient pas seulement remplacer un autre co-traitant ou/et qu'il s'accompagne d'une hausse des honoraires, voici un article pour vous guider.
4) Modification de vos honoraires sans impacter les co-traitants
⚠️ Cette action n'est pas possible si vous avez les pôles
Il est aussi possible de modifier les honoraires de l'agence sans impacter les honoraires de vos co-traitants. Pour ce faire, passez le projet en révision. Puis verrouillez les honoraires en cliquant sur le cadenas afin de bloquer les montants de chaque phase.
Ajoutez au total des honoraires le delta souhaité pour votre agence (par exemple, ici 10000€ + 10 €) puis répartissez ce montant sur la phase concernée afin de retrouver 100 % des honoraires ventilés par phase (en ayant prélablement cliqué sur le cadenas pour décadenasser la phase concernée)
Vous ajoutez donc le delta, ici 10 euros à la phase concernée
Et voilà, vous savez gérer une modification des honoraires de l'agence, sans impacter les honoraires de vos co-traitants.
III/ Facturation
En co-traitance, vous ne facturerez que votre part. Le chiffre d'affaires facturé de l'agence ne prendra en compte que vos honoraires.
Vous pourrez néanmoins télécharger des PDF de factures annexes, propre à chaque co-traitant ainsi qu'un PDF des honoraires globaux.
Allez dans Facturation > Factures > + Facture.
Faites une facture de production puis sauvegardez.
Dans la facture, allez dans l'onglet Éléments > Équipe interne qui correspond à la part de votre agence. Mettez le % d'avancement (Act.) ou le montant à facturer par phase.
Puis allez dans l'onglet Co-traitance/sous-traitance, vous verrez la synthèse et la part de facturation des co-traitants.
Par défaut, le % de facturation de votre agence s'alignera sur la facturation des co-traitants, mais vous avez la main pour modifier le montant ou le % à facturer pour chacun de vos co-traitants.
Une fois les éléments (phases et montants) définis, allez dans l'onglet PDF.
Vous pourrez télécharger des PDF annexes comme les honoraires totaux avec les co-traitants, et bien d'autres.
C'est fait, vous savez comment gérer la co-traitance sur OOTI 🎉