Comment configurer la facturation ?

Les projets que vous avez ajouté sur la plateforme ont certainement eu de la facturation passée. Reprenez facilement et rapidement l'historique de facturation de vos projets, phase par phase.

Promis, c'est simple. Vous n'aurez pas à reprendre toutes vos factures 😇

Paramétrez la charte graphique en ajoutant votre logo et en personnalisant certains éléments.

Cliquez sur votre Prénom en haut à droite > Paramètres > Général > Charte graphique à gauche puis cliquez sur la charte graphique Par défaut.

Voici comment se présente les paramètres de la charte :

- des rubriques à gauche pour la configuration de base : "Design" et "Etiquettes",

- une rubrique "Avancé" pour les pros de l'informatique qui savent coder 🤓,

- un Aperçu.

Cochez Editer le contenu du document puis cliquez sur la centrale.

Vous vous retrouver avec une zone blanche.

Cliquez sur les options "..." puis sur l'icône paysage

Cliquez sur le carré avec la flèche vers le haut pour ajouter votre logo depuis vos documents idéalement aux formats PNG ou JPEG.

Une fois le logo ajouté, vous verrez dans le champs "Source" un lien bizarre, c'est normal : votre logo a bien été ajouté.

Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez ajouté votre logo !

Utilisez la barre d'outils pour positionner le logo à gauche, au centre ou à droite.

Sur le logo, cliquez sur les carrés pour agrandir/réduire la taille du logo.

C'est fait ! Vous avez ajouté le logo de votre agence dans la charte graphique.

Allez dans le 2e onglet puis remettez votre logo en taille réduite.

Cet onglet est destiné aux autres pages de vos factures si celles-ci ont plusieurs pages. Au lieu de mettre votre logo en grand, mettez le en plus petit.

Cliquez sur le bouton Appliquer pour Sauvegarder.

Allez dans l'onglet Design puis choisissez la couleur de la police, de l'arrière-plan ( comme ce superbe gris), la police et les marges.

Cliquez ensuite sur Appliquer pour actualiser l'aperçu.

Des champs sont créés par défaut et apparaissent dans la facture.

Cliquez sur l'onglet Etiquettes, cochez ou décochez les libellés comme "Nom du projet", "Identifiant du projet", "Références" etc. Si vous les décochez, ces champs n'apparaitront jamais dans les factures.

Cochez ensuite sur Editer le contenu du document où vous pourrez changer les titres des libellés en cliquant dessus.

Par exemple, un brouillon de facture se nomme par défaut "Proforma", vous pouvez le remplacer par "devis". Par défaut, une facture avec un code s'appelle "Facture", vous pouvez la remplacer par "Note d'honoraires" ou "NH" et "Projet" par "affaire" ou "marché".

En bas du visuel, vous pourrez compléter les mentions légales et le pied de page.

Une fois tous vos changements effectués, cliquez sur le bouton Appliquer.

Vous avez configuré la charte graphique des factures !

Faites apparaître vos coordonnées bancaires sur toutes les factures de vente que vous ferez sur la plateforme.

Cliquez sur votre Prénom en haut à droite > Paramètres > Facturation à gauche > Banques > + Banque.

Remplissez le formulaire.

Vous pouvez ne pas remplir tous les champs IBAN, BIC et RIB à la fois, complétez ceux/celui qui vous convient le mieux.

Pour les projets, sélectionnez-les tous afin que cette banque s'ajoute pas défaut sur tous vos projets.

Cliquez sur Sauvegarder.

Vous avez ajouté une banque !

Cliquez sur les options "..." pour Editer ou Supprimer la banque.

Cliquez sur + Banque pour en créer une nouvelle.

Configurez le numéro de vos factures : format, code de la prochaine facture etc.

Cliquez sur votre Prénom en haut à droite > Paramètres > Facturation à gauche > Configuration.

Référez-vous à l'aperçu en bleu, cela vous montre le code de la prochaine facture que vous ferez sur la plateforme.

Vous pourrez alors voir et configurer le format de vos codes de factures.

Cet encadré vous donne la synthèse du nombre de factures présentes sur la plateforme si vous en aviez déjà faites.

Fixez le format de votre numérotation de factures avec ces modules :

- le mois qui apparaît, en fonction de la date d'émission donc 02 si la facture est émise en février et 10 si la facture est émise en octobre.

- l'année en 2 chiffres, 22, 23 etc.

- l'année en 4 chiffres, 2020, 2021 etc.

- le préfixe du pays de votre agence, FR pour la France, BE pour la Belgique...

Cliquez sur l'onglet Configuration générale pour définir le séparateur, entre les infos du code.

- "tiret" -> 2022-03-0001

- "slash" -> 2022/03/0001

- "aucun"-> 2022030001

Cliquez sur Sauvegarder.

Définissez votre exercice comptable : le mois correspond au mois de début de votre exercice.

Si vous mettez le mois de septembre, votre période comptable sera de septembre à août.

Vous avez déjà fait des factures avec des codes mais la plateforme vous propose 0001 pour la prochaine facture ?

Ajoutez un incrément, ce qui signifie que si avant la plateforme vous avez fait la facture 0017, vous pouvez faire en sorte que la prochaine facture prenne le numéro 0018.

Vous conserverez alors une continuité avec votre ancienne numérotation et celle de la plateforme.

Ci-dessous, un incrément de 17 (qui correspondrait au numéro de ma dernière facture hors de la plateforme) a été ajouté. La prochaine facture sera donc la 18 car :

0 (0 factures sur l'exercice en cours) + incrément 17 +1 (nouvelle facture) = 18

Tant que vous n'avez pas verrouillé la facturation :

- vos factures auront toutes un texte en bleu "Terminer la configuration de la facturation - Valider la facturation dans les paramètres" sur tous les PDF,

- vous pouvez supprimer vos factures.

Si vous avez tout configuré et que tout semble ok pour vous, vous n'avez plus qu'à verrouiller la facturation du compte dans les paramètres. Cliquez sur votre Prénom en haut à droite > Paramètres > Facturation à gauche > Configuration puis cliquez sur le bouton

Valider la configuration de la facturation.