Comment planifier mes ressources ?

Créez le planning de charges, les tâches de vos équipes sur les projets. Pilotez vos ressources de manière précise et régulière.

 

Sommaire 

I/ Les conditions

1) Les membres dans le projet

2) Les rôles

II/ Planifier les ressources

1) Périodes manuelles

2) Périodes via le budget

III/ Planning de charge et disponibilités

IV- Analyse

 

I/ Les conditions

1) Les membres dans le projet

Assurez-vous que les collaborateurs sont bien ajoutés dans le projet. Allez dans paramètres > membres et ajoutez votre équipe au projet. 

 

2) Les rôles

Les rôles sont en fait les postes de vos collaborateurs dans votre agence : chef de projet, graphiste, ingénieur, associé, directeur d'agence, architecte junior, architecte senior etc etc... Libre à vous de créer ces rôles avec pour chacun d'eux un taux facturable (prix de vente).

Pour créer des rôles, allez dans collaborateurs > rôles > gérer les rôles > + rôles ou dans les paramètres du compte > équipes > rôles > + rôle.

Dans le projet, allez dans paramètres du projet > rôles pour ajouter les postes productifs du projet. 

Sélectionnez vos rôles dans le menu déroulant ou créez vos rôles en cliquant sur gérer les rôles. 

Ajoutez les membres aux rôles en faisant glisser leurs icônes dans le rôle ou en cliquant sur le titre souligné sous le nom de chacun des collaborateurs. Modifiez enfin le taux horaire facturable de chaque rôle en cliquant dessus.

 

II/ Planifier les ressources

 

1) périodes manuelles

Rendez-vous dans votre projet > planning > ressources. Ici, vous allez pouvoir établir manuellement votre planning de ressources. 

Pour ajouter une période, cliquez sur + Période et remplissez le formulaire :

- la phase du projet

- les dates de début et de fin de la période de travail

- le rôle et le collaborateur qui sera assigné à cette période de travail

- le nombre d'heures par jour que doit travailler le collaborateur (ou % en fonction du paramétrage)

- activez "synchronisez la tâche avec le budget" si vous avez établi un bugdet sur ce projet auparavant

- synchronisez ou non la tâche avec le planning afin qu'elle soit liée au planning de production

- sélectionnez les jours de la semaine pendant lesquels le collaborateur devra travailler dessus. 

Et voilà 🎉 J'ai crée une période de travail manuellement dans le planning de ressources. 

 

 

2) périodes via le budget

Voici les deux articles pour créer des périodes via le budget :

- Comment créer un budget de temps sur un projet et analyser les temps ?

- Comment créer un planning des ressources en fonction du budget ?

 

III/ Planning de charges et disponibilités

Voici l'article pour créer des périodes via le budget :

- Comment consulter le planning de charge et disponibilités de mes équipes ?

IV/ Analyses 

Sur le planning de charge de votre projet, cliquez sur le bouton bleu à droite "Vue planning" et choisissez la vue Stats.

Le graphique présente plusieurs indicateurs :

• La courbe verte : les heures budgétées. C'est-à-dire les heures que vous avez établies lors de la répartition du budget, en fonction des honoraires et des rôles de l'agence
• La courbe orange : les heures planifiées, qui correspondent aux périodes dans le planning de ressources
• La courbe bleue : les heures réelles saisies par tous les collaborateurs sur le projet. 

Sous le graphique, vous verrez le récapitulatif, en fonction des heures/jours ou montants budgétisés, planifiés et actuels.

C'est fait ! 🎉

Vous savez suivre et analyser votre projet de manière précise !