🔓 Permissions requises
Super admin pour les invitations
Équipe : Voir les membres d'équipes, gérer les membres d'équipes, voir les taux facturables, gérer les compétences, (+ gérer les salaires)
Projet : Voir les membres du projet, gérer les membres du projets
Temps de lecture | 5 min |
Temps de mise en place | 20 min |
Nombre d'étapes | 3 |
Les 4 notions à ne pas confondre
OOTI sépare l'accès, le prix de vente et le coût d'un collaborateur. Modifier l'un ne modifie jamais les autres.
Notion | Ce que c'est | Ce que ça règle | Où le trouver |
Fiche collaborateur | Le profil de la personne dans l'agence | Son existence dans OOTI, sans accès | Collaborateurs > COLLABORATEURS |
Rôle | Le poste (chef de projet, architecte junior, graphiste…) avec un taux facturable | Le prix de vente d'une heure au client | Collaborateurs > RÔLES |
Contrat | La fiche salariale (salaire brut, coefficient de charges) | Le coût horaire chargé pour l'agence | Coûts > Salaires |
Permissions | Le groupe de droits de l'utilisateur, côté équipe et côté projet | Ce que la personne voit et peut faire | Prénom > Utilisateurs > Permissions |
Exemple : une collaboratrice coûte 52,91 € de l'heure à l'agence (contrat) et est vendue 100 €/h au client (rôle). La différence est votre marge horaire.
Avant de commencer
Les permissions nécessaires
Pour inviter : le statut Super Admin.
Côté équipe : voir et gérer les membres, voir les taux facturables, gérer les compétences, et gérer les salaires si vous saisissez les contrats.
Côté projet : voir et gérer les membres du projet.
Les informations à rassembler
La liste de vos collaborateurs avec leurs nom, prénom et adresse e-mail.
Les postes de l'agence et leur taux de vente horaire. Si vous raisonnez en taux journalier, convertissez-le sur une base de 8 h/jour.
Pour aller plus loin : les salaires et le temps de travail, qui servent aux contrats.
Vérifiez que vous êtes sur le bon compte
Un compte DEMO avec des données fictives est mis à votre disposition. Rien de ce qui y est créé ne peut être transféré vers votre compte réel. Avant de créer votre équipe, vérifiez en haut à droite (Prénom > Changer d'organisation) que vous êtes bien sur votre organisation réelle.
Étape 1 : créer les fiches de vos collaborateurs
Deux méthodes s'offrent à vous : ajouter vos collaborateurs un par un, ou importer toute l'équipe d'un coup.
Méthode A : ajouter un collaborateur à la main
Dans le menu, cliquez sur Collaborateurs, onglet COLLABORATEURS, puis sur le bouton + COLLABORATEURS.
Remplissez le formulaire.
Cliquez sur SAUVEGARDER.
Pour compléter la fiche, cliquez sur INFO. Cliquez sur l'icône de la photo pour en ajouter une.
Cliquez sur SAUVEGARDER.
À retenir : créer une fiche ne donne aucun accès à OOTI. Tant que le collaborateur n'est pas invité, il n'occupe pas de licence payante.
Méthode B : importer toute l'équipe
Allez dans Collaborateurs > COLLABORATEURS > ACTIONS > Import.
Cliquez sur TÉLÉCHARGER UN FICHIER EXEMPLE.
Complétez le fichier. Il distingue les colonnes à ne pas remplir, les champs obligatoires et les champs facultatifs.
Revenez dans OOTI et cliquez dans le bloc pour sélectionner votre fichier, ou glissez-le directement. Vos données sont lues après quelques instants.
Si une colonne affiche « Ne pas lier ce champ », rattachez-la au bon intitulé.
Cliquez sur SUIVANT, puis sur FINIR.
Étape 2 : créer les rôles et les attribuer
Un rôle correspond à un poste de l'agence et porte un taux facturable : le prix d'une heure vendue au client. Il ne donne aucun droit d'accès.
Créer un rôle
Allez dans Collaborateurs > RÔLES. Vous pouvez aussi passer par votre Prénom en haut à droite > Paramètres > Équipe > Rôles.
Cliquez sur GÉRER LES RÔLES, puis sur + RÔLE.
Nommez le rôle (ex. : Chef de projet) et indiquez le montant facturable horaire.
Cliquez sur SAUVEGARDER.
Ce taux est une valeur par défaut : vous pourrez le modifier projet par projet. Pour renommer un rôle, cliquez dessus ; pour le supprimer, cliquez sur les options … > Supprimer.
Afficher le temps en jours (optionnel)
Si votre agence raisonne en jours plutôt qu'en heures :
Cliquez sur votre Prénom > Paramètres > Modules, puis sur TEMPS en haut à droite.
Activez Afficher le temps en jours. Vos rapports de temps et vos budgets s'affichent alors en jours.
Cliquez sur SAUVEGARDER.
Attribuer un rôle à chaque collaborateur
Restez sur Collaborateurs > RÔLES : les rôles sont à gauche, les collaborateurs à droite.
Glissez le profil d'un collaborateur sur un rôle, ou cliquez sur « aucun rôle » sous son nom pour en choisir un.
Cliquez sur l'icône œil pour afficher les taux facturables et les salaires chargés.
Les collaborateurs déjà assignés apparaissent grisés mais restent modifiables.
Et le coût du collaborateur ?
Le coût horaire chargé ne se saisit pas dans le rôle mais dans un contrat, via Coûts > Salaires > + contrat. C'est ce qui permet à OOTI de calculer la rentabilité de vos projets. Retrouvez le détail dans l'article Comment créer et gérer un contrat collaborateur.
Étape 3 : vérifier les permissions et inviter
L'invitation donne l'accès à OOTI : c'est à ce moment que le collaborateur occupe une licence. Vérifiez d'abord ce qu'il pourra voir, puis invitez-le.
Vérifier les permissions
Cliquez sur votre Prénom > Utilisateurs. La liste montre, pour chaque utilisateur, ses équipes et ses projets avec la permission associée.
Cliquez sur l'onglet Permissions pour voir les groupes. Par défaut : Admin, Comptable, Directeur et Membre.
Cliquez sur un groupe pour voir à droite les permissions activées.
Si besoin, cochez Super Admin sur un utilisateur : il pourra tout voir et tout faire.
Les permissions fonctionnent sur deux axes indépendants : l'équipe (l'usage global de la plateforme) et le projet (ce qui est visible dans chaque affaire). Un nouvel invité reçoit par défaut le groupe Membre sur les deux axes. Le groupe Comptable donne accès aux salaires : réservez-le aux bonnes personnes.
Avec l'abonnement Pro, vous pouvez créer vos propres groupes via + PERMISSION, et choisir celui appliqué par défaut aux nouveaux invités.
Envoyer l'invitation
Allez dans Collaborateurs > COLLABORATEURS.
Cliquez sur la fiche du collaborateur.
Cliquez sur Envoyer l'invitation par email.
Votre collaborateur reçoit un e-mail OOTI. En cliquant sur le lien, il crée son propre mot de passe et accède à la plateforme. S'il ne voit rien, invitez-le à regarder dans ses spams.
Important : ne demandez jamais à un collaborateur de créer lui-même un compte sur le site d'OOTI. Cela créerait une agence séparée de la vôtre. Passez toujours par l'invitation.
Ajouter vos collaborateurs à leurs projets
Une fois invité, un collaborateur ne voit que les affaires dont il est membre.
Pour un seul projet : ouvrez le projet, puis Paramètres > Membres.
Pour plusieurs projets d'un coup : allez dans Utilisateurs, cliquez sur la pastille chiffrée de la colonne Projets, puis sur Ajouter tout ou Ajouter la sélection.
Retrouvez le détail dans l'article Comment ajouter des membres sur le projet / opportunité.
Questions fréquentes
Créer une fiche collaborateur coûte-t-il une licence ? Non. Seule l'invitation donne un accès et occupe une licence payante.
Mon collaborateur n'a pas reçu l'invitation. Demandez-lui de vérifier ses spams. Si le problème persiste, contactez-nous via la bulle de chat.
Mon collaborateur ne trouve pas son projet pour saisir ses temps. Il n'est pas encore membre de l'affaire. Un administrateur doit l'ajouter aux membres du projet.
Mon agence facture à la journée. Saisissez le taux horaire sur une base de 8 h/jour, puis activez « Afficher le temps en jours ».
Un collaborateur passe de CDD à CDI. Deux options : créer un nouveau contrat (l'historique n'est pas conservé) ou changer le statut du contrat actuel et ajouter une note. Pour un CDD, saisissez dès le départ la date de fin.
Un stagiaire doit utiliser OOTI. S'il dispose d'une licence, créez-lui un contrat avec le statut stagiaire.
Comment intégrer le coût des associés ? Soit en salaire (lié à leurs temps sur les projets), soit en frais généraux (réparti sur tous les projets, sans notion de temps).
Un collaborateur quitte l'agence. Renseignez une date de fin sur son contrat : il passe de l'onglet Actif à Terminé. Pour lui retirer l'accès, allez dans Utilisateurs, puis options … > Révoquer l'accès.
Le propriétaire du compte change. Allez dans Collaborateurs, puis options … > Transférer la propriété. Le propriétaire du compte ne peut être ni supprimé ni archivé.
Frais kilométriques et heures supplémentaires. Vous pouvez attribuer un taux kilométrique directement sur la fiche collaborateur. La majoration des heures supplémentaires s'active dans Collaborateurs > Collaborateurs > Temps.
Pour aller plus loin
Vous avez des questions ? N'hésitez pas à nous contacter via la bulle de chat.