Sur OOTI, vous allez pouvoir configurer tous les temps, les limites et les soldes de vos collaborateurs en fonction de vos besoins. Activez des modules supplémentaires récupérations et RTT selon vos collaborateurs.
✅ Il est important de savoir que chacun de ces modules peut être soumis à la validation par un administrateur ou bien par une personne désignée.
✅ Nous ne gérons pas la notion de solde N et N-1, le compteur est unique par module.
🔓 Permissions requises
Super admin
| Temps de lecture | 7 min |
| Temps de mise en place | 15 min |
| Nombre d'étapes | 5 |
Sommaire
I/ Journaux de travail
II/ Heures supplémentaires
III/ Heures de récupération
IV/ Congés
V/ RTT
I/ Journaux de travail
Nous allons voir comment paramétrer au mieux les feuilles de temps pour les utilisateurs. Vous verrez qu'il y a de nombreuses options pour satisfaire votre façon de faire actuelle.
Tout d'abord, voici comment une feuille de temps est construite :
Sur une feuille de temps nous avons :
- Un type de temps : à paramétrer en amont,
💡 Cliquez ici pour lire l'article sur le paramétrage des temps.
- Un projet : en fonction du type de temps le projet n'est pas forcément obligatoire,
- Une phase : la phase n'est pas forcément obligatoire,
- Du temps passé : qui peut être saisi en heures ou en pourcentages de la journée,
💡 Cliquez ici pour lire l'article sur la saisie des temps.
💡 Vous pouvez limiter la saisie du temps de façon hebdomadaire ou journalière, ou créer des structures de semaines.
Cliquez ici pour lire l'article sur les limites de saisie de temps et les heures supplémentaires.
Vos collaborateurs devront compléter chacun leurs feuilles de temps chaque semaine.
⚠️ Attention : Une feuille de temps ne peut être saisie que par le collaborateur lui même.
💡 Si vous souhaitez saisir du temps pour un autre collaborateur, il faut que ce dernier soit invité sur OOTI et que vous ayez les permissions pour le faire.
Voici les permissions :
Cliquez sur votre Prénom en haut à droite > Paramètres > Modules à gauche > onglet Temps > activer le module Saisie de temps pour les autres collaborateurs.
Allez dans le menu Collaborateurs à gauche > onglet Collaborateurs > cliquez sur la fiche de l'un d'entre-eux. Dans l'onglet Temps > activez "Peut entrer des heures pour tous les collaborateurs".
⚠️ Si vous souhaitez saisir du temps pour un collaborateur qui n'est pas invité sur OOTI, vous devrez passer par les imports Excel.
II/ Heures supplémentaires
En plus des heures contractuelles, vous pouvez autoriser le dépassement d'horaires et permettre aux collaborateurs de saisir des heures supplémentaires.
💡 Cliquez ici pour lire l'article sur les limites de saisie de temps et les heures supplémentaires.
Vous avez deux possibilités pour calculer les heures supplémentaires :
1. OOTI les calcule automatiquement en fonction de la limite contractuelle. Par exemple, pour un contrat de 39h, toute heure saisie au-delà sera une heure supplémentaire.
2. Vous pouvez créer un type de temps "charrette" et comptabiliser via ce type de temps les heures supplémentaires effectuées.
III/ Heures de récupération
Sur OOTI, on vous simplifie la vie. Vous pouvez basculer automatiquement les heures supplémentaires effectuées en heures de récupérations.
Les collaborateurs auront un compteur de récupérations que vous pourrez mettre à jour avec leur solde actuel. Ils pourront aussi faire des demandes de récupération et visualiser leur solde.
💡 Cliquez ici pour lire l'article sur les récupérations.
IV/ Les congés
Les collaborateurs de votre agence pourront faire leurs demandes de congés depuis OOTI. Il pourront poser des congés payés, des congés sans solde, des demi-journées, des absences exceptionnelles (arrêt maladie par exemple) qui ne seront pas décomptées du solde.
Vous pourrez mettre à jour leurs soldes de congés afin qu'ils puissent le visualiser lors de leurs demandes et choisir l'incrément pour chaque collaborateur.
💡 Cliquez ici pour lire l'article sur le paramétrage des congés.
Vous avez également la main sur les jours fériés de l'année si vous souhaitez les modifier, en ajouter ou en supprimer depuis les paramètres > Temps > Jours fériés.
Le module de congés vous permettra de gérer votre équipe et de connaitre les présences de chacun.
💡 Si vous souhaitez saisir des congés pour un autre collaborateur, il faut que ce dernier soit invité sur OOTI et que vous ayez la permission pour le faire.
Allez dans le menu Collaborateurs à gauche > onglet Collaborateurs > cliquez sur la fiche de l'un d'entre-eux. Dans l'onglet Temps > activez "Peut entrer des congés pour tous les collaborateurs".
V/ Les RTT
Paramétrez les soldes de RTT de vos collaborateurs afin qu'ils puissent faire des demandes d'absences depuis un compteur différent que celui des congés. Le système est le même pour les demandes de congés, de récupérations ou de RTT.
💡 Cliquez ici pour lire l'article sur la gestion des RTT.
💡 Vous avez la possibilité de fusionner les modules congés, récupérations et RTT afin d'avoir les trois soldes disponibles sur une même demande ou de séparer les trois.
Pour paramétrer cela, rendez vous dans les paramètres > modules > temps et cochez/décochez "séparer les récupérations" et "séparer les RTT".
Vous savez tout sur les temps, à vous de jouer pour activer les modules que vous souhaitez et mettre à jour les limites et les soldes. 🎉