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Super Admin
Temps de lecture | 5 min |
Temps de mise en place | 15 min |
Nombre d'étapes | 4 |
Une entité est une structure juridique de votre groupe, avec son propre numéro SIREN : une agence, une filiale. Plusieurs agences sous le même SIRET ne forment pas des entités distinctes.
L'intragroupe permet à ces entités de travailler sur un seul et même projet, sans le dupliquer. Par exemple :
l'agence A est mandataire et sous-traite une partie de la mission à l'agence B ;
les agences A et B sont co-traitantes pour le même client et facturent chacune leur part.
I/ Ajoutez vos honoraires par entité
Voici l'article pour créer une entité sur la plateforme : Cliquez-ici.
Une fois l'entité créée, ajoutez -la à votre projet d'honoraires en cliquant sur Gérer les entreprises > + entreprise. Sélectionnez l'entité que vous souhaitez puis sauvegardez.
L'entité apparaît désormais dans vos honoraires. Vous pouvez les répartir entre vos différentes entités/entreprises actives sur le projet.
II/ Planning de production
Depuis votre planning projet, vous pouvez voir la planification des phases de vos différentes entités. Par défaut les phases sont synchronisées, mais si votre entité interne a un rythme ou une échéance différente, allez sur les filtres puis choisissez votre entité. Vous verrez un planning bleu sur fond gris.
La partie grise correspond au planning projet (directif) et les phases bleues sont celles de l'entité co ou sous-traitante. Libre à vous de modifier les dates des phases.
III/ Avancement
L'avancement fonctionne de la même manière que le planning de production. L'avancement des phases des différentes entités est synchronisé. Vous pouvez sélectionner l'entité depuis le bouton bleu : vision.
Vous pouvez également désynchroniser l'avancement afin de saisir un avancement distinct pour chaque entité. Pour cela, vous pouvez cliquer sur les 3 petits bonhommes verts à droite du pourcentage d'avancement de la phase.
Vous pouvez également aller sur une entité > sélectionner toutes les phases > cliquer sur actions pour désynchroniser toutes les phases de l'entité en un clic.
IV/ Facturation et coûts
L'ensemble des fonctionnalités liées à l'intragroupe ont été rassemblées sur un seul et même projet. Pour choisir depuis quelle entité vous souhaitez éditer la facture, vous devez donc utiliser un sélecteur. Dans l'onglet Facturation > cliquez sur + Facture > sélectionnez la bonne entité dans le champ "équipes".
Lorsque vous saisissez une facture du sous-traitant interne (B) vers une autre entité interne (A), cela génère automatiquement une facture de coût chez A. Il faudra simplement passer la facture en validée.
💡À retenir : une même facture intragroupe compte comme du chiffre d'affaires pour l'entité qui l'émet (B) et comme un coût pour l'entité qui la reçoit (A). Vous n'avez rien à ressaisir chez A.
Questions fréquentes
Comment voir les chiffres de tout le groupe ou d'une seule entité ?
Utilisez la liste déroulante en haut à gauche de l'écran. Elle vous permet de passer de la vue groupe, qui regroupe toutes les entités, à la vue d'une seule entité.
Un collaborateur d'une autre entité peut-il saisir du temps sur mon projet ?
Oui. Il suffit de l'ajouter comme membre du projet : il n'a pas besoin d'avoir accès à votre entité. Allez dans Collaborateurs > Collaborateurs, ouvrez sa fiche, puis l'onglet Projets.
Puis-je changer l'entité de facturation (mandataire) d'un projet ?
Oui, à tout moment, sans archiver ni recréer le projet. Par défaut, l'entité de facturation est l'équipe (ou le pôle) du projet. Pour la changer, ouvrez les Paramètres du projet, puis le champ Entité de facturation.
Toutes les nouvelles factures utiliseront alors la nouvelle entité : sa devise, son adresse et sa numérotation.
Important : les factures déjà émises ne changent pas. Elles gardent l'ancienne entité. Le suivi financier du projet peut donc afficher deux entités, ou deux devises, entre les anciennes et les nouvelles factures.
Ça y est, vous savez comment configurer l'intragroupe pour vos projets ! 🎉