Les projets sont le cœur de votre agence. Découvrons ensemble la vie d'un projet sur OOTI et la manière dont nous les concevons. Nous facilitons l'histoire de vos projets, de la création à leur gestion.
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Sommaire
I/ Définition et composition d'un projet sur OOTI
1) Des honoraires avec une ou plusieurs missions
II/ Catégories de projets
1) Projet simple avec une ou plusieurs missions
3) Projet en sous-traitance et/ou sous-traitance en paiement direct
I/ Définition et composition d'un projet sur OOTI
Un projet est un ensemble d'activités organisées en phases ou étapes et formant l'unité de gestion permettant la réalisation d'un objectif défini et précis.
Nous considérons comme un projet, une affaire qui est vivante, en cours et dont les honoraires font partie du prévisionnel de chiffre d'affaires : nous parlerons alors d'un projet signé. On distingue les projets des opportunités (cliquez ici pour en savoir plus)
Un projet est sujet à :
1) Des honoraires avec une ou plusieurs missions
Chaque mission est établie, soit en fonction du coût des travaux pour en dégager des honoraires, soit au forfait, soit au temps (en jours ou en heures) avec un taux facturable (prix de vente), en tranches de coûts etc... Autrement dit, une mission est un contrat. Un projet peut avoir plusieurs contrats.
Chaque mission a des phases.
Les phases sont des phases de facturation : c'est ce qui apparait donc sur vos notes d'honoraires, ce qui génère un chiffre d'affaires facturé.
2) Une gestion opérationnelle
Votre projet vit avec des phases et des périodes, c'est le planning de production. Suivez et gérez votre planning de production, phase par phase afin de livrer votre affaire à la date de livraison.
Vos équipes pourront gérer ce planning et aussi indiquer l'évolution, le rendu des phases avec l'avancement.
3) Une facturation
Facturez votre projet en fonction de la production (l'avancement), du planning de facturation ou du temps passé.
4) Des coûts
Il n'y a pas que du chiffre d'affaires dans vos projets, ce serait trop beau. Des coûts s'imputent sur vos projets avec le coût du travail (les temps de vos équipes), des factures d'achat (sous-traitance/prestataires), des notes de frais, les frais généraux...
5) Un pilotage optimal
Vos projets avancent grâce à vos équipes. Pour optimiser la gestion, des outils de suivi comme le budget (enveloppe de temps à disposition en fonction des honoraires VS temps réellement passé) ou le planning de ressources (planning de charges) ; restez dans l'an-ti-ci-pa-tion. 
6) Des analyses
Rapports, finances... des indicateurs et remontées d'informations regroupant tous les éléments mentionnés ci-dessus en temps réel vous permettront d'analyser la santé de vos projets et de l'agence.
II/ Catégories de projets
1) Projet simple avec une ou plusieurs missions
On considère un projet simple un projet qui n'est pas compliqué (ahah).
Il s'agit d'un projet avec une ou plusieurs missions : mission complète/de base, mission complémentaire, avenant, tranche ferme, etc, sans co-traitance ni sous-traitance.
En termes de facturation, vous ne facturerez qu'à un seul client.
2) Projet en co-traitance
Dans un projet en co-traitance, les honoraires du projet seront les honoraires du groupement, du marché.
Ajoutez tous les acteurs du projet : BET, paysagistes, agences d'archi, etc... puis répartissez les honoraires du groupement avec ces acteurs.
OOTI vous génèrera des PDF de factures annexes à télécharger puis à remettre à vos co-traitants et au client.
3) Projet en sous-traitance et/ou sous-traitance en paiement direct
Dans un projet en sous-traitance, ajoutez les honoraires des sous-traitants si ceux-ci font partie du contrat, tout en répartissant les honoraires.
Une fois ajoutés, vous facturerez l'ensemble des honoraires. Les factures de vos sous-traitants seront à imputer dans le projet afin d'avoir une analyse réelle des coûts et donc de la marge du projet.
Dans un projet en sous-traitance en paiement direct, ajoutez les honoraires des sous-traitants en PD si ceux-ci font partie du contrat tout en répartissant les honoraires.
Une fois ajoutés, les honoraires des sous-traitants en paiement direct seront déduits de votre facture.
4) Projet intragroupe
Votre agence a plusieurs entités propres ? Une re-facturation entre les entités est à faire ?
Vous pouvez ajouter dans OOTI vos agences qui représentent chacune une entité de facturation unique avec un SIREN.
Vos projets peuvent alors être gérés par les entités de votre agence en co-traitance ou en sous-traitance interne, afin de gérer la re-facturation intragroupe.
5) Projet multi-clients
Ce sont des projets où vous facturez plusieurs clients, où les honoraires du contrat sont répartis entre eux.